Zwei Systeme, die dasselbe wissen sollten, wissen es selten — der Abgleich zwischen ihnen ist eigene Arbeit und kein Nebenprodukt des Aufräumens.
- Bestände gegeneinanderstellen
- Zählen, was auf beiden Seiten steht, was nur auf einer und was sich widerspricht. Buchungstool gegen Kassa, Tabelle gegen CRM, Kundenliste gegen Buchhaltung — am Ende steht keine Vermutung, sondern eine Zahl pro Fall.
- Datensätze ohne gemeinsame Nummer verbinden
- Die wenigsten Systeme teilen eine Kundennummer. Zugeordnet wird über Name, Adresse, Mail und Datum — und jede Zuordnung bekommt ein Maß dafür, wie sicher sie ist, statt eines Ja oder Nein. Was unter der Schwelle bleibt, entscheidet ein Mensch.
- Differenzen melden statt überschreiben
- Wo zwei Seiten verschiedene Adressen, Preise oder Termine führen, wird nicht stillschweigend die eine durch die andere ersetzt. Ihr legt die Regel fest, welche Felder automatisch folgen dürfen; der Rest kommt auf eine Liste. Eine Mailadresse darf nachziehen, ein Rechnungsbetrag nicht.
- Eine Richtung festlegen
- Welches System führt und welches folgt — für jedes Feld, nicht pauschal. Ohne diese Festlegung schreiben sich zwei Systeme im Kreis und überschreiben einander abwechselnd, der häufigste Weg, Daten still zu verlieren. Beim CRM gegen die Tabelle ist die Frage in einem Satz beantwortet, aber jemand muss sie beantworten.
- Laufend statt einmalig
- Ein einmaliger Abgleich hält bis nächste Woche. Danach laufen beide Seiten wieder auseinander, weil beide weiter benutzt werden. Der Abgleich gehört deshalb in den Betrieb — nächtlich, täglich oder bei jedem neuen Eintrag.
- Protokoll, welche Seite gewonnen hat
- Mitgeschrieben wird, welches Feld geändert wurde, welcher Wert vorher stand, welcher jetzt steht und aus welcher Quelle. Nachlesbar und zurücknehmbar. Ohne das ist ein Abgleich eine Behauptung darüber, was stimmt.